如何學習「商用英文」

彭欽清

December 22, 2004

 

作者簡介:現任政治大學英文系兼任副教授,教授新聞英語──聽力及客家文化概論。曾任政大公企中心語言組主任,政大英文系主任。專長科目:新聞英語──聽力,商用英文,客家文化。致力客家運動十餘年,著有《心懷客家》雜文集(www3.nccu.edu,tw/~pcc)。現為公視客家諮詢委員,客家雜誌編輯委員。

 

一、前言

為提供工商界的需要,許多大專院校,尤其是有商業科系者,皆開設「商業英文」這門課。

「商業英文」的英文名稱有許多,Business English. English for Business Commercial English. English for Business Communications ,甚至有的乾脆就稱做 English for International Trade.

  嚴格說起來business並非商業不可,舉凡各種業務都叫business,因此美人寫的「商用英文」的書涵蓋的範圍都要寬廣些。另外,美國地大物博,商人對國內貿易遠重於國外貿易,所以美國學者寫的「商用英文」,大都注重寫信技巧,絕少談國際貿易的書信,而英國是個島國,國際貿易隨著大英帝國的擴張,曾經一領風騷,這就是為什麼英國人所著的「商用英文」都以國際貿易上用的英文為多。

  不管是「美式商用英文」或「英式商用英文」,其實都是英文。要寫好「商用英文」,基本的英文底子還是必須的。大概沒有人會說自己的一般英文很差,「商用英文」很棒。而基本英文好的人,學起「商用英文」也有事半功倍的效果。

  以下就個人教授「商業英文」經驗所得,將如何學習「商用英文」的方法略述之。

 

二、模擬期

每一種特殊英文(English for Special Purpose)都會有它本身的行話,「商用英文」也不例外。如Insurance Policy 是保險單,negotiate是讓購、押匯,draft是匯票。

這些詞彙對沒學過商的人而言,很容易產生誤解,應急的方法是買一本這類的辭典,碰到了便查。但是要把這些詞彙適時適所的使用,則要靠多看實例,看看別人是在什麼情況下怎麼樣用這些詞彙。

在看實例時,除了要熟悉特殊詞彙的用法外,還要注意某一類書信的寫法。市面上「商用英文」的書非常多,找教這門課的老師推荐幾本,然後就照國貿流程按部就班地把每一封信仔細閱讀,分析句型、用字。

每一封信本身就是一份訊息,一般傳達訊息最重要的兩個步驟是:一是要說什麼?二是怎麼說?要說什麼就是主要訊息是什麼;怎麼說就是如何安排訊息。茲舉一實例說明:

甲地出口公司收到乙地進口公司來信要求開可賖欠戶頭,並提供乙地一家銀行為信用諮詢對象,甲地出口公司仍去函乙地該銀行要求提供進口公司信用狀況。

這封信要說什麼?主要訊息是請提供乙地進口公司信用狀況。

該怎麼說?訊息的安排是以主要訊息來問Why? When? Where? How? Who? Which? What? 等問題。看看那一個問題答案合理。再將這些答案按輕重緩急安排。

以本例而言,顯然Why是最重要的,因此,這封信安排可能如下:

The firm mentioned above has recently approached us for a credit account and has given your name as a reference. Their account No. is 080-7339.

We would be most grateful if you would provide a credit reference on the above firm.

Thank you very much for your cooperation in this matter.

因此,每研讀一封信,應先把主要訊息找出來,再看看為什麼會如此安排發展。然後自己模擬一個類似個案,模仿該信,碰到不熟悉的字或句構,一定要弄清楚。

 

三、修改期

上面提到英國人寫的「商用英文」大都以因應國際貿易情況撰寫,日本人在這方面也用力極深,國內的「商用英文」教科書,受這兩國「商用英文」影響很多。從實務觀點看來,這些書都蠻實用的。懶惰的話,每次要寫商用書信時,找幾本書翻翻,總可找到差不多的模式,稍微更改一下也可交差。

不過,像大部份英、日「商用英文」教科書一樣,國內許多「商用英文」的書,偏愛繁雜的長句,也顯得十分文謅謅,不是一般英文程度的人容易掌握的,因此,在經過模擬期後,應該練習怎樣把長而雜的句子改成簡明的句子,用短而口語化的字彙。例如I would like to take this opportunity to draw your attention to the fact that it is probable that prices will be on the high side in the not distant future. 這樣繁雜的說法,所要傳達的訊息,也就是要訊息接受者所知道的資訊,只不過是“價格快漲了”而已。用簡明口語的說法就是 Please note that prices will rise soon.又如As we mentioned abovewe will be unable to ship your order until we have received payment on your past-due account.說得像“話”些就是Your order will be shipped as soon as we receive payment on your past-due account.以下就舉一些冗長與簡明的字詞例子:

 

冗  長

簡  明

at an early date

soon

in order to

to

due to the fact that

because

in the near future

soon

at the present time

now

please do not hesitate

please

for the purpose of

for

have need for

need

 

坊間有許多美國人寫如何寫簡明英語(Plain English)的書,許多美國人寫的「商用英文」教科書也會舉許多實際的例子。將這些書中所談的技巧用來修改模擬期的信,你會發現修改過的信,不但精簡而且更人性化。

 

四、自立期

經過模擬期,修改期後,(甚至在修改期期間),你可能已經完全掌握了「商用英文」的要訣。也會發現你所模擬的範本,並不是最好的表達方式,而想完全用自己的方式表達。你現在所要考慮的不是文法是否正確,文字是否簡明問題,而是要考慮怎樣把自己的意思表達得更貼切、更清楚,更能使接受資訊的人完全瞭解你的意思。

要達到這點,你必須學會使用具體、正面的語言,適當的語氣。茲簡述如下:

所謂“A picture is worth 1000 words”具體的說明(specific)一定比泛泛的敘述來有力、清楚。例如Even small houses today are expensive. smallexpensive兩字牽涉到個人價值判斷的問題,這種敘述對讀者很難產生震撼的效果。最好的方法是把讀者帶到一棟待售的房子,告訴他價格多少,最簡單乾脆。其次就是把訊息數字化,所謂”數字會說話“上面這個句子改為Houses with 400 square feet cost between $10 million to 20 million.就是用報導性的語言呈現,效果就不一樣。

一般說來,大家都喜歡正面的字詞,因此,最好少用負面的字句,例如We will not be able to ship your order before May if we do not receive your L/C opened before March 31. 兩個句子都用了 not,正面的說法可以是 We can ship your order before May if you have the L/C opened before March 31.

不過這樣的句子仍含了if子句,隱含有if not…之意。而且在書信中老是用I,We開頭,也犯了I-centered 毛病。因此要使這個句子簡潔有力打動讀者的心要改成Please have your L/C opened before March 31 so that you can receive your order before May.

除了敘述要具體,用詞要正面外,一封好的英文書信還得有適當的語氣,使人讀了覺得真誠有禮。譬如說請人演講後寫的謝函可以這麼開頭:Thank you for the marvelous, outstanding, and thought-provoking talk last Monday. You are undoubtedly the best speaker we have ever had.這樣用一大堆形容詞堆砌起來的句子,人家一看就知非出自內心,就無法感人。倒不如用平易近人的字句如Thank you for talking to our service club last Monday. You could tell by the applause that you hit a responsive note in our group 讀者看了會覺得你起碼說實話。

至於要有禮,就必須有體諒對方的心,如有人訂貨忘了說尺碼,不應說You neglected to state the size of suit your ordered.這樣有指責對方之意。改成I would appreciate your sending us the size of suit you ordered.就沒責備味道。另外多說謝謝也是達到有禮的不二法門,如Give us your opinion 不如說We shall appreciate your opinion.

 

五、結語

許多人認為「商用英文」是一種食之無味,棄之可惜的一門學科,從事實務工作的人,有檔案裡的文稿可抄襲,稍事修改,便可應付。再不然買幾本「商用英文」教科書備用也就夠了。其實要寫好商用英文也不是一件很容易的事,必須有足夠的商業知識加上好的英文底子。兩項條件都是需要靠平常一點一滴的吸取消化,不是一蹴可及的。一石兩鳥之計,據個人經驗,是每天去閱讀英文報章雜誌的商業版,讀多了,對各種商用詞彙自然熟悉,對英文句子的掌握也比較熟練。尤其是新聞報導體的文字本身就符合口語化、具體的原則,讀多了到自己要動手寫時,也就比較能得心應手了。

 

     陵著 英語英文怎麼學

 

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